¿Cómo exportar datos de SuiteCRM a Excel?

08/04/2019

SuiteCRM está teniendo un gran impacto entre las empresas, ya que, al incorporarse nuevas funcionalidades y mejoras en el sistema, hacen que SuiteCRM sea el mejor CRM de código abierto del mundo. Está siendo una gran amenaza para la competencia, con herramientas como SugarCRM, Salesforce y Microsoft.

¿Qué es SuiteCRM?

SuiteCRM es una aplicación de CRM gratuito y de código abierto. Fue lanzado el 21 de octubre de 2013 con la versión 7.0. Actualmente la última versión se entiende por SuiteCRM 7.10.1. SuiteCRM se ha descargado más de 500.000 veces tras su lanzamiento, cuenta con un foro de soporte con más de 25.000 miembros. SuiteCRM recoge todas las características de SugarCRM, como la automatización de la fuerza de ventas, atención al cliente, campañas de marketing, etc y con la incorporación de mejoras, como: un portal de ventas, calculadora de retorno de la inversión, soporte de preguntas y respuestas, etc y extensiones. Pero con la única diferencia es que SuiteCRM continúa siendo una herramienta de código abierto y no tiene planes de precios para las empresas, en cambio SugarCRM ha pasado de ser una herramienta de código abierto, a tener que pagar una cierta cantidad de dinero por la adquisición de este.

Uno de los principales problemas que tienen los clientes es la voluntad de querer acceder, revisar o exportar datos de SuiteCRM a Excel. Al exportar datos de SuiteCRM, se descargará un archivo de formato .csv (Valor separado por comas) el cual se puede visualizar en Microsoft Excel, Bloc de notas u otras herramientas de hojas de cálculo o editores de texto. Nuestro principal objetivo es ayudar a nuestros clientes a realizar la exportación de forma correcta y sencilla, sin realizar ningún error. En este artículo os traemos la manera más fácil de realizar esta operación.

Exportación de datos paso a paso.

1º. Elegir el módulo. Debemos elegir que módulo queremos exportar. Una vez elegido, listaremos registros bajo el criterio que consideramos y seleccionaremos los registros que nos interesen.

 

2º. Exportación. Desde el menú de “Acciones” que encontramos en la esquina superior izquierda de la tabla de registros, elegiremos la opción de exportar.

Automáticamente SuiteCRM nos generará un documento con extensión .csv (Valor separado por comas) que por norma general, nuestro ordenador suele abrir en Microsoft Excel.

Al abrirlo, comprobaremos que los registros se han agrupado en filas, pero no están delimitados por columnas, en este caso, están delimitados por comas y comillas. La solución, hay que interpretar los datos de forma correcta. Pero…¿Cómo?

3º. Interpretación. Para realizar una correcta visualización de los datos, debemos seleccionar la primera columna de todas las filas que tengan contenido. Seguidamente, ir al menú “Datos” y en la opción “Texto en columnas” nos mostrará un asistente en el que debemos marcar las siguientes opciones:

Paso 1: Nos proporciona dos opciones para elegir el tipo de archivo que describe los datos con mayor posición, en ese caso se debe elegir la opción de “Delimitados” (caracteres como comas o tabulaciones que separan los campos).

 

Paso 2. Una vez realizado el primer paso, pasamos al siguiente paso. Debemos elegir el tipo de carácter que separa el contenido. Según la opción escogida, la vista previa de los datos se cambiará. En nuestro caso, el tipo de carácter que separa nuestro contenido es la coma, lo cual, el calificador de texto son las comillas (“).

Paso 3. Y para finalizar, una vez delimitado el texto, debemos seleccionar cada columna y veremos, qué hay diferentes tipos de formatos, elegiremos el “General” ya que convierte cada valor en su destino, por ejemplo: los valores numéricos en números, los valores de fechas, en fechas y todos los demás valores en texto. Así, ya podremos modificar el formato de los datos. Una vez elegido le daremos a “Finalizar”.

Finalmente podemos comprobar cómo se ha estructurado toda la información de manera correcta y ordenada del SuiteCRM. Aquellos campos que son checkbox, se les asigna un valor 0 o un valor 1, si está desactivado o activado respectivamente. Al resto de campos se les asigna un tratamiento de texto.

Otros programas, como Open Office Calc, facilitan la tarea del reconocimiento de archivos .csv (Valor separado por comas), de manera qué al abrirlo, nos pregunta en una sola ventana en qué parámetros está dividido nuestro archivo. Es recomendable utilizar este tipo de software para trabajar con los archivos de formatos .csv.

Si deseas complementar la información, os dejamos unos enlaces para que te sirvan de ayuda:

https://support.sugarcrm.com/Documentation/Sugar_Versions/7.9/Pro/Application_Guide/Export/

https://docs.suitecrm.com/es/user/introduction/

Para más información consúltame en
info@activalink.com
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