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Flujos de trabajo y automatización de tareas con un CRM

29/11/2017

El software para la gestión de clientes o también conocido como CRM tiene como objetivo reducir ineficiencias en los procesos de trabajo de las empresas. ¿Cómo lo consigue? Gestionando toda la información en una única plataforma. De este modo, los departamentos implicados en el proceso de venta pueden trabajar en paralelo. Una de las funcionalidades que convierten esta herramienta en algo tan especial son los flujos de trabajo y automatización de tareas con un CRM.

Los flujos de trabajo y la automatización de tareas eliminan tareas manuales por parte de los usuarios del CRM. Ello redunda en una mayor productividad y garantiza que se siguen los procedimientos que se han establecido.

 

No malgastes el tiempo en tareas repetitivas

Un dato, más del 40% de las empresas que tiene implementado un CRM en su empresa, no están utilizando todas estas funcionalidades automáticas. Esto se debe a la falta de formación o implicación de algunas empresas dedicadas a la implantación de este software. Podemos verlo con un ejemplo sencillo:

Empresa A con CRM pero que utiliza sistema manual

  1. Un cliente potencial rellena un formulario en nuestra web. Esta información queda guardada en CRM
  2. El administrador del CRM revisa la información de este potencial comprador y lo asigna al deparamento de ventas para iniciar el proceso comercial de telemarketing. De modo que asigna el lead a un listado de registros pendientes de contactar.
  3. A los días, el responsable comercial revisa el listado y decide las acciones que se deben tomar

 

Empresa B con CRM que utiliza un sistema automatizado

  1. Un cliente potencial rellena un formulario en nuestra web. Esta información queda guardada en CRM
  2. El Sistema, identifica variables (puesto de trabajo, sector de actividad) que cualifican al cliente potencial para que el departamento comercial inicie el contacto con él.
  3. El lead cambia de estado y lo asigna al listado de clientes potenciales pendientes de contacto comercial con la propuesta de acción más factible.
  4. De forma automática, se envía un correo electrónico al responsable comercial de zona con la información del lead
  5. El responsable tendrá un plazo determinado para revisar el registro y emprender acciones. Si no lo hace, se emite un nuevo mail de recordatorio a él y al Director Comercial de la Zona
  6. El Responsable Comercial inicia el contacto y abre una oportunidad, lo cual activa un nuevo proceso de automatización
Contenido
Flujos de trabajo y automatizaciones con CRM
Títulos del Artículo
Flujos de trabajo y automatizaciones con CRM
Descripción
Descubre algunos de los Flujos de trabajo y automatización de tareas con un CRM para la optimización de tiempos en los equipos de trabajo. Generación de reportes, sitemas de seguimiento etc.
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*Infografía
Buenas prácticas para utilizar un CRM

Los pasos a seguir para exprimir al máximo las funcionalidades del CRM. Con estos sencillos consejos conseguirás manejar el CRM de forma eficaz.

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Algunas de las automatizaciones con CRM

Las posibilidades de flujos de trabajo son prácticamente ilimitadas. Dependiendo del tipo de CRM, algunas de ellas vienen dadas. Otras, en cambio, deben ser desarrolladas. Estas son algunas de las funcionalidades más habituales en un CRM.

Programación de tareas de seguimiento

Es muy común en un equipo comercial tener tal cantidad de reuniones programadas, que pueden generar ineficiencias. El CRM, además de crear y guardar información entre la empresa y el lead, emite recordatorios sobre reuniones programadas.

Establecer criterios y segmentar

Los sistemas de gestión de clientes funcionan con miles de datos con un valor vital. El enfoque de ventas tradicional basado en el mensaje en masa solo genera resultados que perjudican la marca. Tus clientes necesitas información especializada en sus intereses y de valor. Con el CRM, puedes utilizar tantos criterios como consideres y distinguir tipologías de públicos. Este trabajo previo se verá recompensado a la hora de ejecutar la estrategia de comunicación.

Sistema de puntuación o lead scoring

Es un método para determinar el interés de un lead en nuestros productos o servicios. El objetivo es calcular la calidad de los leads y priorizar esfuerzos del departamento comercial. ¿Cómo funciona? Asignando puntos conforme la interacción entre la empresa y el posible comprador sea más grande.

En los sectores de servicios como consultorías, una forma de asignar puntuaciones además del interés mostrado en intercambio de correos electrónico o reuniones es, asignar puntos sobre la descarga de recursos en la web. Por ejemplo, normativas o manuales. En la siguiente imagen, se muestra el lead scoring de un lead que ha descargado recursos desde la web.

automatizaciones con crm

Creación de informes automatizados

Los departamentos de Marketing y comercial suelen recurrir a hojas de cálculo para la elaboración de informes. Estas inversiones de tiempo generan ineficiencias ya que el CRM puede asumir la tarea y además enviar un correo programado a las personas implicadas.

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Jordi Berbegal

Estrategia de marketing

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Para más información consúltame en
jordiberbgal@activalink.com
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