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Planificación y gestión de rutas comerciales con SuiteCRM

21/08/2019

Suite CRM incluye multitud de funcionalidades estándar para la gestión de marketing y comercial. Algunas de ellas son una base muy adecuada para hacer desarrollos más extensos que se adapten a las necesidades de los clientes. En su versión estándar, hay desarrollos que no son lo suficientemente flexibles o que contienen algunos “bugs” que imposibilitan un uso totalmente funcional. En otros casos, requieren de un desarrollo que se adapte mejor a las necesidades actuales de las PYMES.

Con mucha frecuencia los clientes nos han solicitado una funcionalidad dentro del CRM que permita gestionar adecuadamente las rutas de los equipos comerciales y hacer un seguimiento para evaluar los resultados. De todas las posibilidades de comunicación que tiene una empresa, la “gestión comercial” es, sin duda, la más costosa en relación a coste / nº de visitas o impactos. La publicidad requieren fuertes inversiones, pero tiene un gran alcance. En cambio, la gestión comercial, implica la contratación de personas con un alto grado de competencia. El tiempo de un comercial es limitado. Sólo pueden hacer X visitas/jornada y cada visita tiene un alto coste si se suma los gastos comerciales más la retribución del comercial. Por ello, para la Dirección es indispensable contar con una herramienta que ayude a organizar adecuadamente las visitas, a realizar el seguimiento y controlar los costes.

Algunas de las preguntas que con frecuencia nos hacen los Responsables Comerciales y la Dirección de las PYMES son:

  • ¿Cómo sé que mis comerciales están optimizando su tiempo y haciendo las visitas adecuadas para cada ruta?
  • ¿Estamos visitando a los clientes / clientes potenciales prioritarios en cada ocasión? ¿Los atendemos con suficiente frecuencia?
  • ¿Desaprovechamos el tiempo comercial haciendo visitas a clientes o segmentos que no tienen la suficiente prioridad?
  • ¿Está el coste de una ruta determinada justificada?
  • Los comerciales, ¿se organizan de forma conveniente para cada ruta?
  • ¿Cómo podemos saber la eficiencia de cada ruta?
  • ¿Cuántas oportunidades conseguimos en cada ruta? ¿De que valor?

Con esta personalización de ACTIVALINK realizada para Suite CRM podrás:

Creación de Rutas Comerciales

  • Seleccionar registros de diferentes módulos para confeccionar rutas comerciales: público objetivo, clientes potenciales, cuentas y contactos. Adicionalmente se pueden relacionar otros módulos que interese a cada cliente.
  • Archivar cada una de las rutas creadas para poder asignarlas tantas veces como se desee
  • Trazar las rutas comerciales a partir de un “punto central”. Es decir, se escoge como referencia a un registro de la bases de datos: cliente, contacto, etc. y se establece un radio de actuación para la confección de la ruta.
  • Consultar los registros existentes en la BBDD que se encuentran alrededor del “punto central” escogido dentro de un radio determinado.
  • Agregar o eliminar visitas a la ruta comercial

Planificación de rutas comerciales

  • El comercial (o el planificador de visitas) puede planificar rutas para organizar las visitas, a partir las rutas definidas con anterioridad
  • La planificación de rutas “lanza” para cada registro incluido en la ruta una visita en estado de “planificada” que se registra en el calendario del comercial y puede ser supervisada y se relaciona con la planificación de ruta.

Seguimiento de rutas

  • Desde el panel de planificación de ruta, se pueden revisar las visitas planificadas, realizadas, descartadas
  • Se pueden visualizar las oportunidades abiertas para cada ruta planificada y obtener diferentes ratios: número de visitas, oportunidades abiertas por ruta, oportunidades generadas en euros, gastos por ruta, etc.

Descripción de los procesos de Trabajo

2.1.        Rutas Comerciales

A las rutas comerciales se accede desde el menú superior “ventas”. Una vez se accede al módulo aparece la vista de lista con todas las rutas generadas.

Acceso a la ruta comercial

En la vista de detalle se recoge la información clave de cada ruta: su nombre, una descripción detallada, los objetivos que tiene la ruta, la duración estimada, zona de actuación, localización geográfica (mapa), etc.

Una información muy valiosa para cada ruta es la elección de un “Punto Central”. El punto central puede ser cualquier registro de contactos, clientes o clientes potenciales (adicionalmente se pueden añadir otros).

La selección del punto central genera un mapa alrededor de dicho punto que permite visualizar todos los registros contenidos en la BBDD para tenerlos como referencia para confeccionar las ruta. De este modo, el planificador de rutas o el comercial tendrá en cuenta las visitas clave que tiene que realizar.

Ejemplo de Vista de detalle para la Gestión de Rutas.

Ejemplo de Mapa para una ruta. Se accede pulsando en el enlace de “mapa” de la ruta.

La selección de registros para visitas se hace a partir de los subpaneles que figuran debajo de la vista de detalle de la ruta. Se pueden seleccionar utilizando filtros para los diferentes campos disponibles para cada tipo de registro.

Por su importancia para la gestión de la eficiencia de las rutas, se recomienda incluir en los registros un campo de “Categoría” o “Prioridad”. Este campo está relacionado con la importancia que tiene un determinado tipo de cliente para la empresa. Por ejemplo:

ID Categoría Descripción Frecuencia Visita (Anual)
FI Prioritario Clientes que aportan un volumen de facturación significativo y son estratégicos para el futuro de la empresa 6
BI Estratégico Clientes / Leads que no aportan una facturación relevante per que son estratégicos para el futuro de la empresa 4
FN Relevante Clientes que aportan un volumen de facturación significativos pero que no son estratégicos para el futuro 2
BN Otros Ninguno de los anteriores

Mediante el índice de visitas se pueden confeccionar informes que comparen el número de visitas realizadas para cada cliente / lead en relación a la frecuencia esperada por la empresa para cada categoría. A partir de la cual, se pueden tomar decisiones sobre la planificación de rutas.

Panel de búsqueda para la selección de registros asociados a una ruta

2.2.        Planificación de Ruta

Vista de detalle de la Planificación de Ruta

2.3.        Trabajo con rutas comerciales

Una vez creada la planificación de la ruta comercial:

  • Al seleccionar la ruta o rutas asociadas a la planificación se generan las visitas para cada registro incluido en la ruta. Por defecto, se crean con la fecha de inicio de la ruta y en estado de “planificada” que luego el comercial puede modificar.
  • Se trabaja con la información de cada visita. En este módulo se registra la actividad de comercialización. Particularmente se planificarán y registrarán las visitas realizadas.
  • Visitas. En visitas se recogerá la información general de la visita (visión general) y, según proceda, los formularios personalizados que se determinen.

Durante una visita, u otras actividades, se recogerá información relativa a la ficha del leads/candidato (datos del leads/candidato) y del potencial para convertirlo en cliente, a través del formulario OPORTUNIDAD.

  •  
    • Estado
    • Descripción de la visita
    • Gestión de oportunidades
    • Adicionalmente el comercial puede crear otras actividades:
      • Notas
      • Llamadas
      • Mails
      • Adjuntos
  • En la planificación de la ruta se registra en subpaneles:
    • Los registros de cada tipo incluidos en la ruta: contactos, clientes, clientes potenciales…
    • El estado de cada visita
    • Las oportunidades
    • Los gastos comerciales

2.4.       Gestión de Gastos Comerciales

Los gastos comerciales irán asociados a un cliente o ruta. Las opciones de registro de gastos comerciales son:

Campo Tipo Descripción Observaciones
Relacionado con Relacionado Los gastos se asociarán a una “Planificación de rutas” o un cliente en particular  
Forma de pago desplegable Visa Metálico Asociado a gasoil, peaje, parking, hotel, dieta, transporte, invitación cliente, otros
Gasoil Moneda    
Kilometraje Coche empresa Entero Número de km recorrido  
Kilometraje coche propio Entero Número de km recorrido  
Kilometraje (€) Moneda Calculado Calculado según euros/km establecidos por la empresa  
Peaje (€) Moneda    
Parking (€) Moneda    
Hotel (€) Moneda    
Dieta (€) Moneda    
Transporte (€) Moneda   Taxi, Tren, Ave, Avión…
Invitación cliente Moneda    
Invitación cliente. Descripción Texto    
Otros Moneda    
Otros. Descripción      
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Jordi Miró

Estrategia de negocios

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Para más información consúltame en
info@activalink.com
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