Un software CRM es una herramienta que permite a las empresas entender mejor las necesidades de sus clientes. Se trata de una plataforma que reúne las cualidades necesarias para almacenar, gestionar y explotar comercialmente millones de datos para mejorar los intereses de las empresas. Existe una gran amalgama de software de gestión de clientes en en el mercado. A pesar de que cada no conserva una estructura y diseño propio, todos comparten funcionalidades similares para lograr los objetivos estratégicos. En este nuevo artículo de Activalink vas a conocer de que se componen las funcionalidades de un CRM.
Algunas de sus funcionalidades esenciales
Vamos a englobar las características esenciales que convierten este software es el aliado perfecto:
- Sistema de acceso
- Configuración y personalización
- Sistema de seguridad
- Capacidad de personalización
- Módulo de Ventas
- Módulo de Marketing
- Soporte al cliente
- Actividades y otras herramientas de colaboración
- Gestión de automatizaciones y flujos de trabajo
- Generación de Informes
Sistema de acceso
Por lo general, un software CRM es sencillo, visible en cualquier tipo de plataforma y accesibles desde cualquier lugar con conexión a internet o en local. De esta manera, se eliminan barreras a los usuarios simplificando la configuración. En resumen, el usuario puede acceder e instalar su CRM en:
- Acceder sin necesidad de instalación (a través del navegador web)
- Acceder desde cualquier lugar y dispositivo (móvil, Tablet o pc)
- Posibilidad de instalarse en local
Configuración y personalización
El software de gestión de clientes debe ser de fácil uso y ofrecer una grata experiencia de uso. Para ello se deben tener en cuenta todas las alternativas de configuración y contar con un buen abanico de posibilidades de personalización. Todas estas opciones deben estar disponibles en el software sin necesidad de realizar ninguna tarea de programación. Esto permitirá formar a un responsable dentro de la organización para dar de alta usuarios y activar las personalizaciones apropiadas en cada caso:
- Configuración general del sistema
- Configuración interfaz usuario, configuración de idioma, moneda, seguridad, etc.
Para empresas que cuentan con delegaciones o empleados que trabajan en diferentes países o idiomas es imprescindible que se puede configurar la información de cada usuario como corresponda.
- Configuración de las direcciones de correo electrónico, cuentas de envío de marketing etc.
Sistema de seguridad del CRM
Cada empresa utiliza un nivel de seguridad conforme a su cultura organizativa. No obstante, es muy recomendable adoptar las medidas oportunas para evitar el acceso no deseado. Un CRM posee información muy sensible y su divulgación ponen en serio riesgo la integridad de la empresa al vulnerar leyes a favor de la propiedad de datos.
Es la empresa la que debe fijar los niveles de seguridad y tipos de permisos. Por ejemplo:
- Gestión de usuarios, grupos de seguridad, configuración de roles y permisos, gestión de contraseñas y accesos, modalidades para recuperar contraseña, etc.
- Creación de grupos de seguridad, mediante los cuales se asignan determinados niveles de permiso a un equipo de trabajo.
Capacidad de personalización
Un sistema CRM facilita la capacidad de personalizar funcionalidades sin necesidad de programación. Por ejemplo, la visualización de listados. Esta libertad ayuda a las empresa a trabajar con un CRM sin la necesidad de depender de un tercero. Algunos ejemplos:
- Posibilidad de creación de campos, listas, formularios que se adapten a los procesos de la empresa
- Integraciones con otros programas/pluggins con los que se permita trabajar de forma automatizada
- Tener la capacidad de desarrollo a medida. Esto se logra sobre CRM de código libre como Suite CRM. En este caso, los desarrolladores crean funcionalidades a medida sobre el código fuente.
Módulo de ventas
Es una de las áreas más relevantes de la gestión de clientes. La visión tradicional de un equipo de ventas es la de un grupo de personas trabajando de forma autónoma sin ningún tipo de organización.
El CRM ayuda a los equipos de venta a gestionar de forma adecuada el ciclo de venta de un cliente incluyendo oportunidades, tasa de conversión, volumen de ventas. Además, automatiza procesos de carácter administrativo para que el comercial obtenga mejores resultados con el tiempo del que dispone. Este módulo se compone de:
– Contactos. Módulo en el que se registra las personas con las que la empresa realiza negocios.
– Cuentas. Módulo en el que se administra la información de un cliente. Normalmente suele ser una empresa. Además, varios contactos pueden formar parte de una cuenta.
– Potenciales clientes. Se trata de registros interesados en forma de persona o empresas. El canal de procedencia de un lead puede venir desde la conexión de un formulario de la web, hasta el contacto en una feria.
– Oportunidades. Este módulo es de gran interés para el seguimiento de potenciales compradores. El CRM posibilita la creación de una opción de venta monitorizando el estado de la oportunidad, el montante de la propuesta además de otro tipo de información.