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Cuadro de mando en un CRM open source

08/06/2017

Un cuadro de mando o informe es un documento cuyo objetivo es el de controlar qué está pasando en nuestro negocio. Se trata de una agrupación de KPI’s o indicadores clave de rendimiento. Este tipo de documento, se concibe como obligatorio para todo tipo de empresa ya que permite poder tomar la decisión correcta en momento idóneo. Pero, ¿cómo creamos estos cuadros de mando o, mejor dicho, cuál es la plataforma que mejor rendimiento nos puede dar en nuestro cuadro de mando? En esta nueva publicación de Activalink te vamos a explicar las ventajas de tener un cuadro de mando en un CRM.

 

Cuadro de mando en un CRM open source. ¿Por qué en esta plataforma?

El CRM (Customer Relationship malajemente) o en español gestión de relaciones con el cliente es la plataforma más indicada para integrar y explotar nuestras bases de datos. Aun así, muchas empresas contratan servicios para la implementación de un CRM  o simplemente lo instalan en su servidor sin tener nociones de su uso ni de su potencial. De modo que, el uso que dan a su CRM está muy por debajo del potencial de esta herramienta, incluyendo la posibilidad de personalizar cuadros de mando automatizados.

Un CRM supone una inversión en tiempo y dinero, por lo tanto, el retorno pasa por saber de qué manera podemos sacarle el mejor partido. Algunas de las ventajas de integrar un cuadro de mando en la estrategia CRM son las siguientes:

  • Visión del negocio en tiempo real. Dado que un open CRM es un software dinámico en el que uno o varios usuarios tienen autoridad para realizar cambios, un mando decisor de la empresa puede consultar fácilmente algún estado (por ejemplo, la captación de leads en el último trimestre).
  • Generación dinámica de informes. En este caso, tu CRM puede segmentar información relevante, realizar comparativas entre varias variables para entender qué funciona mejor o peor, obtención de reportes sobre el rendimiento de un área o departamento.
  • Saca conclusiones del histórico de actividad. Sin duda se trata de uno de los principales reclamos ya que un CRM almacena todo el histórico de un registro de manera estructurada. Esto facilita consultar en un determinado momento aquella información que resulte necesaria.

 

Caso real: implantación de Cuadro de Mando en una empresa de Servicios

El cuadro de mando es aplicable a cualquier tipo de empresa y de sector. En este caso real, se trató de la implantación en una empresa que presta servicios de cuidados a personas dependientes o tareas del hogar. Su modelo de negocio se basa principalmente en estas tres líneas:

  • Ayuda a Domicio: destinado a personas en situación de dependencia como personas mayores o discapacitados.
  • Tareas del hogar. Servicios de limpieza de casas particulares o comunidades de vecinos
  • Cuidado de niños

Cada línea de negocio funciona de manera diferente ya que para cada línea de negocio cuenta con un perfil de trabajador diferente. Por lo tanto, las necesidades cambian. En este supuesto, los administradores principales del negocio nos transmitieron su preocupación por que no eran capaces o no sabían crear un informe capaz de ayudar a la toma de decisiones.

Especificaciones CRM y puesta a punto

Después de estudiar los procesos internos de la empresa, desde la recepción de un cliente potencial hasta el proceso de selección de un trabajar, establecimos las especificaciones técnicas para integrar el open CRM en su modelo de negocio. Este paso fue necesario ya que si el CRM que no se adapta a los procesos de la empresa difícilmente será capaz de generar informes de valor.

 

Ejemplos de Informe en el cuadro de Mando

Sin entrar en detalles del funcionamiento del negocio, los trabajadores de esta empresa necesitaban a tiempo real poder consultar la disponibilidad de cada tipo

 

¿Qué valor añadido aportó el CM a la empresa de Servicios?

A continuación, ponemos en valor algunos de los informes personalizados que sirvieron a la empresa para poder monitorizar su actividad diaria.

 

Conversión de clientes potenciales

Una de las preocupaciones de la empresa era monitorizar la captación de clientes potenciales a lo largo del tiempo. Por ello, desarrollamos este informe en que se detalla:

  • Clientes potenciales creados en el último mes vencido
  • Clientes potenciales convertidos. Es decir, el ratio de aquellos que pasan a convertirse en clientes
  • Tasa de conversión.  La relación entre clientes potenciales ganados frente a los convertidos

 

Cuadros de mando con CRM

Estado de las oportunidades de venta

Otra de las necesidades era poder monitorizar por mes el estado de conversión de todas las oportunidades de negocio. En este caso diferenciamos entre oportunidades en trámite, ganaas y postpuestas

informe en un crm

 

 

Facturación por tipo de servicio

A modo de visualizar a simple golpe de vista, creamos un cuadro de mando que permitiese ver el volumen de facturación que supone cada tipo de servicio sobre el total.

integrar cuadro de mando en crm

 

Disponibilidad de empleados a tiempo real

Una de las particularidades de esta empresa es el tener que buscar de entre su bolsa de trabajo un perfil que puediera cubrir un servicio en un día y hora determinada. Antes de implantar un CRM, el personal de administración no tenía más remedio que tirar de agenda y llamar para consultar disponibilidad. Con este informe, el trabajador puede filtrar por lo criterios que necesita como hora de entrada y salida, tipo de servicio y ciudad.

 

Para más información sobre la creación de cuadros de mando en un CRM open source puedes contactar con nosotros vía email info@rrobaactivalink.com o bien al teléfono 966 522 670

Contenido
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Títulos del Artículo
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Descripción
El CRM reporta información relevante para la empresa. Algunas de las ventajas del cuadro de mando en un CRM: - Visión de negocio - Generación dinámica de informes - Histórico de la actividad del usuario
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Activalink
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Para más información consúltame en
paulamiralles@activalink.com
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