En pleno siglo XXI, el término seguimiento en el mundo empresarial está totalmente aceptado debido al alto nivel de competencia. Y más, si nos referimos a los departamentos comerciales o áreas de venta. La planificación comercial es una de las tareas más relevantes para las empresas, pues de ella depende la supervivencia de la empresa. Por ello, si estás a cargo de una red de ventas, es importante medir en todo momento cuál es la situación y se están cumpliendo los objetivos. Pero, ¿qué herramienta utilizo para medir estos objetivos? En este nuevo artículo de Activalink te vamos a hablar del software CRM para el control de objetivo comerciales.
¿Por qué un CRM para el seguimiento comercial?
El principal objetivo que persigue una empresa que quiere realizar un seguimiento de su departamento de ventas es el de poder monitorizar a tiempo real si se están cumpliendo o no con los objetivos anuales. Pero, un CRM va mucho más allá. Este software permite gestionar los procesos por lo que pasan los leads en una única plataforma. Como sabes, no todos los registros en tu base de datos son iguales.
Existen registros que se encuentran “fríos” o que apenas sabemos nada de ellos. En cambio, tenemos otro tipo de registros en los últimos meses hemos mantenido un contacto más fluído e incluso le hemos presupuestado. Pues bien, un CRM ayuda mucho para clasificar en qué estado se encuentra un registro, de ahí su valor añadido. Se clasifica en público objetivo, clientes potenciales y contactos.
Público objetivo. Estado más primitivo de un registro. El comercial de zona apenas dispone de datos del registro y además aún no se ha establecido ningún contacto.
Clientes potenciales. Tu comercial de área ha podido ampliar información de registro e incluso ha podido captar un interés real. Por lo tanto, lo que hay que hacer es convertir su ficha desde público objetivo hasta cliente potencial.
Contacto. En el caso de generarse un presupuesto o incluso convertirse en cliente, el registro evoluciona desde cliente potencial hasta contacto. Es el estado más cualificado de un registro.
¿Qué beneficios encuentran las empresas implantando un CRM para su equipo de ventas?
- Proporciona una herramienta que permite unificar su base de datos de clientes y cliente potenciales y que le aporte los recursos necesarios para implantar procesos y acciones dirigidas a tener una estrategia de captación y fidelización de clientes.
- Segmentar correctamente la cartera de clientes y disponer de la información adecuada para su análisis y gestión.
- Incrementa la rentabilidad de los clientes de la que disponen para mantenerlos informados sobre los productos de la empresa y fomentar la venta cruzada.
- Identificar y reactivar aquellos clientes latentes para relanzar la compra de productos hacia este segmento de público.
- Conseguir una gestión adecuada inter-departamental para tener un método eficaz y seguro de la gestión de las solicitudes de precios, visitas y presupuestos de los clientes.
- Tener la capacidad de elaborar informes de gestión que muestren los resultados de las acciones comerciales y de marketing para facilitar la toma de decisiones.
- Disponer de estadísticas y mediciones sobre la actividad comercial y el rendimiento de los equipos comerciales.
- Tener la capacidad de valorar el funcionamiento y el resultado de cada una de las áreas de negocio implicadas en la estrategia CRM.
Organización roles de acceso y visualización de comerciales en CRM
Del mismo modo que cada zona comercial tiene asignado a un responsable de área, en el CRM se utilizan grupos de seguridad ratio 1:1. Es decir, cada zona tendrá un único usuario por zona/grupo de seguridad. Independientemente de esto, existen diferentes tipos de roles:
- Administración CRM: tiene el rol para visualizar todos los datos sin ningún tipo de restricción y con opciones de administración. Este rol corresponde con el director comercial.
- Dirección: visualización de todos los datos sin restricción con visualización y con opciones de administración.
- Rol comercial. Tiene la opción de visualizar, editar, exportar todos los datos referentes a su área comercial. En este caso, el rol comercial puede, según la funcionalidad, editar o consultar información. Siguiendo con el rol comercial, existen módulos que vienen por defecto pero que, para el caso que nos ocupan, se ocultan por la no necesidad de uso por parte de los comerciales.
- Módulos ocultos. Por ejemplo, en el caso de campañas de email marketing o incidencias.
- Módulos editables. Cuentas (para dar de alta una empresa o forma jurídica), contactos (para dar de alta una persona y asociarlo con una cuenta).
¿Cuál es el procedimiento de la puesta a punto del CRM?
Nuestra metodología en cada proyecto se focaliza en el conocimiento de la empresa para poder adaptar y personalizar el CRM acorde a sus necesidades. Por ello, el proyecto se desarrolla a través de las siguientes fases:
1. Evaluación de las necesidades de CRM
Antes implementar cualquier solución tecnológica, debemos entender qué procesos utiliza la empresa. De esta forma su CRM será funcional porque estará adaptado. Evaluamos aspectos como:
- Estructura comercial de la empresa: nº de áreas comerciales y agentes asociados
- Bases de datos de la empresa para incorporar al CRM (cuentas, contactos, etc.) derivada de su programa de gestión o de las diferentes fuentes de obtención.
- Tipología de productos o servicios a relacionar con la base de datos de los clientes.
- Flujo de trabajo, procesos y personas implicadas. Desde la presentación comercial, pasando por la propuesta hasta la obtención de un producto o servicio
- Etc.
2. Definición de especificaciones y personalización
En el momento en que ya conocemos los procesos internos de la empresa, generamos un informe de las especificaciones en el que se detalla la estructura de su CRM, relaciones de campos y roles.
3. Importación de registros
Para que la empresa puede empezar a explotar su base de datos, en Activalink preparamos los datos con los campos necesarios para su importación en Suite CRM.
4. Testeo de la plataforma
Con la base de datos operativa realizamos un testeo operativo sobre la misma para verificar que todas las especificaciones acordadas se han desarrollado correctamente.
5. Formación y soporte
Para la adecuada implantación de SuiteCRM es imprescindible que todo el personal que utiliza el software conozca perfectamente la funcionalidad que va a utilizar. De acuerdo a los perfiles de uso establecidos con la empresa, esta formación será personalizada.
Para más información sobre la personalización de un CRM para el seguimiento de equipos comerciales, puedes ponerte en contacto con nosotros a través de info@activalink.com o bien en 966 522 670