Tipos de rebotes en campañas de email marketing

El email marketing es uno de los canales que generan mayores tasas de conversión (consecución de objetivos tanto monetarios como no monetarios) en las empresas. De hecho, cuando hacemos balance entre el número de conversiones y el nivel de inversión, nos damos cuenta que se trata del canal más económico.Sin embargo, si alguna vez has sido el gestor de alguna campaña de email marketing te habrás percatado de que a medida que transcurre el tiempo desde que se envían las campañas, el número de correos electrónicos rebotados o devueltos por el servidor se ven incrementados por momentos. Aparentemente el envío masivo de emails parece una tarea de los más sencilla; creamos una plantilla (obligatoriamente ya en responsive), seleccionamos de entre nuestra base de datos aquellos segmentos que más nos interesan para esa campaña y le das al botón de enviar. Pero en realidad, hasta que el correo llega a la bandeja de nuestro público objetivo existe un complejo proceso. De hecho, esta nueva publicación vamos a dedicarla a explicar este proceso y tratar de identificar las causas por las que parte de esa base de datos nunca llega a su destino. Pero antes de empezar es importante que sepas que en el mundo del email marketing no se puede saber a ciencia cierta que está pasando con los correos rebotados. En este nuevo artículo te voy a enseñar los tipos de rebotes en campañas de email marketing

En primer lugar, vamos a definir qué es un rebote en una campaña de email marketing. Se trata de una dirección de correo que por algún motivo no ha llegado al destino planificado por diversos motivos. Podemos categorizar este tipo de reboten en dos tipos: rebotes soft y hard.

Rebote Soft o temporales. Este tipo de rebote (también llamados tipo 400) se origina cuando se produce un problema momentáneo o no permanente pero que pueden ser revertidos en el tiempo. Algunas de las razones por las que se ocasionan este tipo de rebotes son:

• Email rechazado. El correo vuelve hasta el sistema de donde se ha enviado. Normalmente este se produce cuando se encuentran las casillas llenas.
• Inválido. Sucede cuando el servidor de destino no responde a la conexión o no se encuentra disponible
• SBMS (Message size too large). Esto quiere decir que el tamaño máximo del email se excede
• Ocurre cuando pasan más de 60 segundos y la conexión ha expirado.
• Error de transacción. En este caso el servidor de destino no permite la conexión por alguna razón.

Rebotes hard o permanentes. Como su nombre indica, este tipo de rebote presente un mayor nivel de gravedad dado que ocurre cuando el servidor de destino en ningún caso será capaz de hacer llegar el correo electrónico a la bandeja de nuestro destinatario, por lo tanto debemos saber que aunque intentemos enviar de nuevo estos correos en ningún caso obtendremos éxito. Algunas de las causas que motivan a este error son las siguientes:

• Las direcciones a las que se realizó la campaña no son válidas, bien porque la dirección de correo electrónico ha sido dada de baja o no está correctamente escrita en nuestra base de datos. En estos dos supuestos, no se reenviarán  los emails y se considerarán automáticamente como Rebotes permanentes.
• Cuando la campaña se envía a cuentas de correo no autorizadas
• Cuando existe sospecha de Spam

Códigos de un email rebotado

En los casos en que los correos han sido devueltos, el servidor de destino incluye en esta devolución un código de tres cifras (x.x.x.) en donde trata de explicar las causas de la devolución. Pues bien, no se puede asegurar que estos códigos sean 100% fiables ya que  los administradores de los servicios tienen poder de configuración y existen casos en los que los rebotes siempre se retornan  con el mismo tipo de código, independientemente del motivo.

Estos son los diferentes escenarios que nos  podemos encontrar según indica el primer número del código de tres cifras:

• x.x. o código informativo. En este caso se informa de que el servidor recibe el email pero al mismo tiempo está procesando información para tomar una decisión al respecto. Al tratarse de un código de carácter informativo que no indican condición de error, no se envía rebote.
• x.x o código de éxito. El servidor recibe el email y se entrega en la bandeja de entrada de forma correcta. AL igual que en el anterior caso, se trata de un código informativo y por lo tanto no se envía rebote.
• x.x código de redirección. El servidor redirige el mensaje del correo a otra URL con el objetivo de entregar el correo. Tampoco se envía rebote porque el calificado como rebote informativo.
• x.x código de error en cliente. En este caso el servidor informa que temporalmente el email no ha podido ser entregado pero que intenta volverlo a enviar más adelante. Las principales causas son estado de bandejas llenas, problemas temporales de conexión o cuentas de correo bloqueadas de forma temporal.
• x.x. código de error en servidor. Este error es considerado como hard, es decir, bajo ningún concepto se entregarán al destinatario. Las principales causas son correo que no existen, Spam, suplantaciones de identidad etc.

En relación a la segunda cifra del código, se determina la razón por la que un correo ha sido devuelto:

• 0.x. Indica código de error en sintaxis
• 1x. Indica código de error de respuesta informativa
• 2.x Indica código de error en estado de conexión
• 3.x Indica código de error sin especificar
• 4.x Indica código de error sin especificar
• 5.x Indica código de error de situación del correo y el servidor de correo.

Qué hacer con los rebotes para solucionar problemas

Los rebotes se engloban en errores tipo 400 y 500 y dentro de cada una de estas famílias, existen muchos subtipos. Una de las recomendaciones más importantes para no perjudicar la reputación como remitentes, es no tratar de reenviar más de 3 o 4 veces aquellos correos con errores 400 y 500.

En Activalink tenemos experiencia en la preparación, envío y medición de campañas de email marketing. Depuramos y segmentamos bases de datos con tal de mejorar la eficiencia de cada una de las campañas.