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Open Source CRM para asociaciones o gremios

25/05/2017

Hasta ahora siempre se ha planteado un free CRM como la herramienta de trabajo para gestionar la base de datos de las empresas en la que los diferentes departamentos pudieran trabajar de forma ordenada. Pero, ¿Qué pasa cuando una asociación de empresas quiere hacer uso de un CRM? ¿Puede un CRM adaptarse a las necesidades de una asociación de empresas o gremios sectoriales? La respuesta es un rotundo sí.

¿Cómo ayuda un CRM en una asociación/ gremio?

Al igual que las empresas, las asociaciones o gremios tienen necesidades para la gestión de sus bases de datos:

  • Sus registros serán los asociados
  • Tienen que organizar la información en una única plataforma
  • Necesitan actualizar la información de sus registros
  • Su objetivo es captar más asociados
  • Deben realizar comunicaciones para llegar a todos sus miembros

El problema es que no se están almacenando debidamente estos datos en el día a día. Esto provoca que cada uno trabaje “por su cuenta”. Es decir, un compendio de archivos (generalmente archivos Excel) que no guardan la misma estructura. En este caso, nuestro CRM libre (Suite CRM) aporta una gran cantidad de soluciones en este tipo de entes:

  • Mejora la planificación de las actividades internas de las asociaciones. Un CRM hace las comunicaciones internas de las empresas sean mucho más continuada. Es decir, toda la información queda almacenada y por lo tanto no se pierden el registro de actividades, reuniones, llamadas, estados de colaboración etc.
  • Tu asociación será mucho más eficiente. Gracias al mejor conocimiento de los registros en tu base de datos, puedes segmentar los criterios sean importantes para tí y de esta forma enviar el mensaje personalizado a cada miembro de tu grupo.
  • Generación de dashboards o gráficos personalizados. Otra de las grandes ventajas de contar con este tipo de software es poder contar con gráficos personalizados que engloban una gran cantidad de información y que puedes configurar en cualquier momento.

CRM para asociaciones y gremios

 

  • Incrementas la “fidelidad” de tus asociados. El procedimiento y resultados son los mismos para una empresa que para un grupo de empresas. El acceso a información estructurada y depurada de cada uno de tus registros, conlleva estrechar relaciones que en el largo plazo se traduce en una mejor relación.
  • Seguimiento de la evolución de los afiliados. Los objetivos de una asociación son potenciar la innovación del sector y por supuesto, mejorar la capacidad productiva de las empresas. ¿Cuál es el papel del CRM en este aspecto? Realizar un seguimiento individualizado para potenciar las capacidades de sus miembros.

  • No tienes que pagar la licencia del software. La característica del código libre de Suite CRM posibilita al usuario no tener que pagar el coste de su implantación, esta ventaja es fundamental si se compara con otros CRM’s del mercado.
  • Automatizaciones con otras plataformas. Al tratarse de software de código libre, podemos conectar información desde otras plataformas como por ejemplo, el volcado automático de los campos de un formulario web o el guardado automático de un email desde la bandeja de correo.
  • Cualificar tipologías de registros. En tanto que no todas las empresas no tienen la misma relevancia dentro de una asociación lo mismo ocurre dentro de un CRM. Se pueden configurar estados, en los cuales las empresas pasan de un estado menos cualificado a más cualificado.
  • Personalización de campos. Dependiendo de las necesidades de información, la ficha de cada registro albergar la información que la asociación considere más interesante para sus intereses.
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*Infografía
Tabla comparativa CRM’s

En esta infografía te mostramos las principales diferencias entre los CRM’s más demandados del mercado. Descárgatela y evalúa qué CRM es el que mejor se adapta a tus necesidades

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Cómo organizamos el CRM para una asociación

Como hemos explicado al principio del artículo, la capacidad de trabajo de un CRM no va a depender de la cantidad de datos que lo componen o del número de usuarios que lo trabajan. Más bien, la capacidad del CRM va a estar en el tipo de servidor ya que, a mayor número de accesos, mayores deben ser las capacidades del Servidor que estamos administrando. Te presentamos alternativas igualmente validas siempre dependiendo de la capacidad del servidor que aloja el CRM.

La primera (y que es la que se usa normalmente) es que cada miembro tenga su propio CRM y trabajan como si fuesen independientes.

La segunda opción pasa por hacer uso del mismo CRM pudiendo acceder a la misma base de datos. Estas 2 opciones son igualmente validas

Solución 1: Un CRM para cada empresa

Esta es la solución más sencilla y que requiere de Servidores con menos prestaciones ya que cada empresa gestiona su propio servidor y el CRM se usa por los usuarios de una determinada empresa independientemente del resto. Esto tiene un inconveniente y es que normalmente estas asociaciones de empresas comparten cierta información y dado que hay un CRM por empresa no podemos encontrar con bastantes registros duplicados,  además de información que podemos encontrar en unos CRM y en otros no.

Una solución para este problema sería programar una tarea para que mantuviese sincronizados toda la información de los CRM o generar un usuario externo para que las otras empresas puedan acceder a la información en un momento determinado.

Solución 2: Mismo CRM para todas las empresas

Por otro lado, también podemos mantener un único CRM en un servidor el cual debe de tener más potencia para poder aguantar la cantidad de usuarios de diversas empresas accediendo a la vez. Para implementar esta opción debemos hacer uso de Roles y Grupos de Seguridad, los cuales nos permitirá separar el contenido entre las empresas y compartir entre ellas únicamente la información que se necesita.

A través de los roles podemos limitar el acceso a distintos módulos así como a  las acciones que podemos hacer sobre ellos, es decir, aunque demos acceso a ciertos usuarios a un módulo podemos limitarle para que no pueda eliminar o modificar registro, únicamente consultar la información. Mediante los Grupos de Seguridad podemos agrupar usuarios para compartir cierta información.

De esta forma podemos generar jerarquías para el acceso a la información no solo a nivel de empresas, sino que también dentro de cada empresa determinada podemos dividir aún más los grupos en departamentos. Esto permite que cada usuario tenga acceso únicamente a la información que debe. Esta opción es más limpia ya que tenemos todos los datos unificados en un único lugar evitando tener muchos registros duplicados.

¿Necesitas más información sobre las capacidades de un CRM?

Puedes mandarnos un correo electrónico a infoårroba activalink.com o por teléfono al 966 522 670

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Para más información consúltame en
info@activalink.com
    2 COMENTARIOS

    1. Maura says:

      Hola quiero saber como subir archivos pesadoa s CRM

      • admin says:

        Hola Maura,

        Gracias por tu comentario. En el caso de tener que importar una gran cantidad de registros a tu CRM, la mejor opción es realizar una consulta manual a la Base de datos e importarla por este método. No es una tarea cómoda, pero en determinadas ocasiones es la mejor solución.

        ¡Saludos!

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