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Landing page personalizada generada desde Suite CRM


Aceptación online de ofertas en SuiteCRM

Cómo confeccionar presupuestos para los clientes y presentarlos de forma online para su aceptación, confirmación de datos y notificación vía correo electrónico.

Una herramienta profesional y ágil

Cuando planteamos esta aplicación en SuiteCRM quisimos resolver dos preguntas que se repetían en nuestras reuniones con los clientes:

  • ¿Y si los clientes pudiesen confirmar fácilmente las propuestas de trabajo con una presentación profesional realizada en la web?
  • ¿Y si además pudieras mostrarle los datos que tienes sobre su empresa para confirmarlos y solicitarle otros adicionales para empezar con el proyecto evitando demoras y procesos administrativos?

Existen plataformas en internet especializadas en resolver esta necesidad para las empresas. Un buen ejemplo es quoters. En quoters se introducen los datos de los clientes, la propuesta y el presupuesto y se elige una plantilla web donde se combina toda la información anterior. Se envía al cliente un correo electrónico presentándole la propuesta con un link donde puede verla con detalle (la plantilla web) y confirmarla. Todo ello, de forma sencilla y muy visual.

Estas plataformas nos parecieron muy útiles para la gestión de la aprobación de presupuestos, pero pensamos que había que enlazarla como parte del proceso general de gestión comercial para que fuese más efectivo. Y, entonces, decidimos que, por qué no hacerlo desde el CRM para gestionar todo el ciclo de creación del presupuesto – aprobación online – solicitud de datos adicionales – registro de datos del cliente y del proyecto.

A continuación, describimos cómo lo hemos desarrollado en Suite CRM. Un proceso que podemos personalizar para cada cliente en función de las características concretas de su empresa.

Descripción del proceso

1.    Datos maestros

Datos cliente. Para que el proceso funcione correctamente deben introducirse en Suite CRM los datos del cliente. Si el cliente es una empresa habrá que introducir los datos del contacto al que se dirige la oferta y los de la empresa.

Datos producto / servicio. Estos datos dependerán de las características del producto / servicio de cada empresa. Hemos desarrollado un módulo dinámico que permite introducir diferentes variables para cada producto / servicio.

Así, para las empresas con una cartera de productos muy heterogénea, el módulo permite crear tantas características específicas como se requieran: medidas, colores, materiales, funcionalidades, acabados, etc.

Las especificaciones, además, se pueden personalizar durante la creación de la oferta, de modo que para un producto determinado, se pueden añadir o modificar las especificaciones de forma individualizada para un cliente.

Ejemplo de ficha de producto con creación de especificaciones personalizadas. Para cada producto se pueden añadir las que se requieran.

 
 

Para sectores específicos se puede personalizar el módulo de producto / servicio. Por ejemplo, en el caso de servicios de formación, se podrían añadir características como: objetivo del curso, dirigido a, programa, etc. y utilizar campos de texto con edición de formato como se muestra en la imagen siguiente.

 

 

2.     Creación de la oferta

Al crear la oferta se editan los campos del producto/servicio seleccionado y se pueden personalizar para el cliente que se realiza, según se determine. Por ejemplo, se pueden definir niveles de descuento que pueden aplicarse según el rol o permisos de la persona que crea la oferta.

Al crear la oferta, ésta pasa al estado “creada” y se genera la URL de la landing que puede revisarse desde el panel de la oferta.

3.       Envío correo electrónico oferta

Desde la opción de “acciones” se envía la oferta al contacto asignado y pasa al estado “enviada”. Al mismo tiempo, se crea el archivo en pdf con la propuesta.

*El correo electrónico enviado se basa en una plantilla con un texto estandarizado. Este texto se puede personalizar por el comercial para hacerlo más realizar una comunicación más personal.

 

           4.       Revisión oferta (landing)

El cliente recibe un mail personalizado con la oferta y el enlace para revisarla y proceder a su aceptación. En el caso de que esta se acepte pasa al estado “aceptada”.

 

En el caso de que el cliente no acepte la oferta el comercial tiene la posibilidad de modificarla y volver a enviar una nueva versión. Las versiones creadas quedan archivadas en la oferta para su revisión.

5.      Introducción datos adicionales

Una vez aceptada, se puede solicitar al cliente que confirme los datos de la empresa, de pago, etc. y otros datos que se necesiten para iniciar el proyecto.

6.      Recepción contrato por mail

El cliente recibirá por correo electrónico la confirmación de la oferta aceptada y un archivo adjunto con la oferta en pdf.

Al mismo tiempo el comercial recibe también una notificación para proceder a iniciar el proyecto.

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