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Creación de presupuestos personalizados para productos/servicios desde Suite CRM


Te ofrecemos la posibilidad de gestionar tus presupuestos de forma centralizada. Crea tus propios presupuestos, con plantillas personalizadas, sean cuales sean sus características, incluso si realizas presupuestos realizados a
medida para cada cliente.

La gestión de presupuestos es un proceso clave en los departamentos comerciales de las empresas. Actividades como la creación, el envío, el seguimiento y la gestión de las ofertas aceptadas forman parte de este proceso.

El trabajo que hemos realizado con decenas de clientes nos ha permitido entender cuáles son las necesidades clave en el proceso de gestión de presupuestos. Hemos diseñado en SuiteCRM un proceso de gestión de presupuestos que tiene en cuenta las particularidades que tiene este proceso.

Sea cual sea el sector en el que desarrolla la actividad tu empresa y lo complejas que sean las propuestas que realizas a tus clientes, la gestión de presupuestos en el CRM de Activalink, te ayudará a optimizar el proceso y a mejorar el seguimiento de tus ofertas.

Con SuiteCRM podrás incluir todo tipo de productos y servicios organizados por familias. En el caso de que lo necesites, podemos conectar a través de la api de conexión de SuiteCRM con otros software que utilices para la gestión de la empresa y/o importar con facilidad listados de productos y servicios mediante archivos Excel o similar.

Los presupuestos que se crean a partir de la información contenida en las fichas de producto/servicio, son presupuestos totalmente individualizados. Es decir, contamos con la opción de que en la fase de “creación” del presupuesto la empresa pueda incluir una gran cantidad de información para hacer el presupuesto más o menos detallado, en función de sus necesidades. Así, podrás configurar presupuestos en el CRM independientemente de su complejidad. Hemos dado solución a empresas que realizan presupuestos a medida para todo tipo de sectores como ingeniería, consultoría, instalaciones, construcción, servicios profesionales, etc

A continuación, describimos cómo lo hemos desarrollado en Suite CRM. Un proceso que podemos personalizar para cada cliente en función de las características concretas de su empresa. La gestión de presupuestos forma parte del proceso general de entrega al cliente que hemos diseñado en el CRM.

Este proceso incluye: 1) gestión de productos/servicios; 2) presupuestos; 3) gestión proyectos; 4) seguimiento trabajos; 5) facturación. En el diagrama de flujo se muestra el proceso para empresas que trabajan por proyectos. Para ver otras partes del proceso y/o sectores diseñados en el CRM consultar.

Descripción: gestión presupuestos

GESTIÓN DE PRODUCTOS
 

La gestión de productos se realiza desde un módulo específico del CRM. El producto incluye las siguientes relaciones: 

  • Clasificación del producto (familia al que pertenece) 
  • Descripción del producto 
  • Componentes relacionados 

Datos producto / servicio.  

Estos datos dependerán de las características del producto / servicio de cada empresa. Hemos desarrollado un módulo dinámico que permite introducir diferentes variables para cada producto / servicio. Así, para las empresas con una cartera de productos muy heterogénea, el módulo permite crear tantas características específicas como se requieran: medidas, colores, materiales, funcionalidades, acabados, etc.  

Las especificaciones del producto/servicio, además, podrán ir siendo personalizadas por la empresa, de modo que se permiten la modificación de los mismos.  

Se incluye además la opción de añadir imágenes al producto. 

Formulario producto. Fragmento del formulario de producto en el que se muestran cómo añadir todo tipo de especificaciones a cada producto.

 

Familia de producto 

Los productos pueden agruparse por familias. En el caso de carteras de producto con mucha profundidad se pueden establecer varios niveles (por ejemplo: gama, línea, familia).  

Componentes o servicios relacionados. 

Aquellas empresas que cuenten con componentes (o servicios) relacionados podrán hacer uso de esta funcionalidad. El sistema permite relacionar el producto con tantos componentes como requiera, de modo que, al realizar un presupuesto, se pueden agrupar.  

 

 GESTIÓN DE PRESUPUESTOS

Para la realización de los presupuestos se tienen en cuenta las siguientes relaciones principales: 

  • Cliente 
  • Contacto (responsable del cliente que recibe el presupuesto) 
  • Productos 

Datos presupuesto 

El formulario de creación del presupuesto guía al usuario para rellenar los campos que se establecen como necesarios para su generación: artículos, PVP, fecha de entrega, modo de pago, fotografías, número de oferta, etc.  

Formulario presupuesto. Fragmento del formulario de presupuesto con una personalización específica requerida para determinado tipo de presupuestos.

 

Modificaciones 

El sistema está preparado para generar versiones de presupuesto nuevo, de modo que, si se requiere modificarlo a lo largo de la negociación con el cliente, se mantiene el historial de versiones. 

Generación y envío 

El presupuesto se asocia a un modelo de plantilla en pdf en el que incluye toda la información requerida como: presentación de la empresa, cláusulas, información sobre protección de datos y cualquier otra información que quiera recogerse. 

El presupuesto siempre irá relacionado a un contacto de cuenta que ya tendremos registrado que es quien recibirá la oferta presupuestada. 

Existe la opción de realizar el envío del presupuesto por correo electrónico, imprimir o automatizar el proceso de aceptación por medio de una landing web donde se le muestra al cliente toda la información del presupuesto para su aceptación y recogida de información adicional para inicio del proyecto (puedes ampliar información sobre esta funcionalidad en Landing page personalizada generada desde Suite CRM).

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